Презентация «Характеристика функций менеджмента. Организация как функция управления Принципы осуществления функции организации

Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.
Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.
Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.
Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.
Существует два основных аспекта организационного процесса:
1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
2. Делегирование полномочий.
Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.
Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.
Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.
Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.
Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Важнейшими факторами, вызывающими необходи

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

Тема: «Характеристика функций менеджмента» Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Кузнецкий индустриальный техникум» Преподаватель: Янова Наталья Шамильевна Презентация по менеджменту Презентация предназначена для студентов 4 курса Новокузнецк, 2014

2 слайд

Описание слайда:

Цикл менеджмента Цикл - совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА ПЛАНИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЬ МОТИВАЦИЯ КООРДИНАЦИЯ

3 слайд

Описание слайда:

Планирование функция управления, определяющая цели, задачи деятельности, средства, методы достижения и что должны делать члены организации, чтобы достичь этой цели. Планирование позволяет: поддерживать пропорциональность производства, работу всех подразделений предприятия, рационально использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому обеспечивается необходимая организация хода производства – динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.

4 слайд

Описание слайда:

Организация совокупность методов, обеспечивающих наиболее целесообразное использование предметов и средств труда в процессе трудовой деятельности с целью выполнения установленных для предприятия плановых заданий. Организация – это процесс создания структуры предприятия и упорядочение происходящих в ней событий. В структуре управления выделяются следующие элементы: Звенья (отделы) Уровни (ступени) Связи

5 слайд

Описание слайда:

Основные принципы планирования: комплексность, точность, непрерывность (органическое единство перспективных и текущих планов), гибкость, экономичность.

6 слайд

Описание слайда:

Тест 1. Цикл – это… а) совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени б) управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и сопоставлении фактических результатов с заданными в) выбор целей и план действий по их осуществлению г) комплексность, полнота планирования 2. Функции управления – это… а) совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени б) комплексность, полнота планирования в) виды управленческого труда, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления г) управленческая деятельность, заключающаяся в проверке и сопоставлении фактических результатов с заданными

7 слайд

Описание слайда:

Организация производства предполагает дифференциацию процесса производства на операции, рациональную расстановку работников по рабочим местам, обеспечение четкой взаимосвязи между ними в целях бесперебойного выпуска продукции.

8 слайд

Описание слайда:

Основная задача менеджеров – добиться реальных конечных результатов деятельности. Менеджер должн правильно определить, уяснить свои цели, поставить цели персоналу с тем, чтобы определить и уточнить исходные данные, выяснить сильные и слабые стороны системы и эффективно их использовать. Менеджер должен постоянно контролировать цели и результаты их достижения. В процессе управления осуществляется постоянный процесс согласования и определение взаимного соответствия целей и результатов. Вывод

9 слайд

Описание слайда:

Список использованных источников «Самое значительное, что может делать менеджер, - это нанимать пригодных для дела новых работников» Ли Якокка. 1 Драчева, Е. Л. Менеджмент. Практикум [Текст] : учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / Е. Л. Драчева, Л. И. Юликов. - М. : Академия, 2010. - 304 с. 2 Драчева, Е. Л. Менеджмент [Текст] : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Е. Л. Драчева, Л. И. Юликов. - 11-е изд., стер. - М. : Академия, 2010. - 288 с. 3 Журнал «Российский журнал менеджмента» [Электронный ресурс]: Предназначен для студентов, аспирантов и всех интересующихся современными проблемами менеджмента: / www.rjm.ru. – Режим доступа -http://ws36.manag-volhovsky.pu.ru/publishing/rjm/

10 слайд

Описание слайда:

Мотивация персонала Давно известно, что оказывать воздействие на людей, стимулируя их к труду, для успешного выполнения поставленных задач можно с помощью двух основных методов: поощрения и наказания. По большей части сотрудники уходят от начальников, а не из компаний. Роберт Саттон

11 слайд

Описание слайда:

3. Какое решение принимается в процессе планирования? а) решение о том, ориентированы ли работники на выполнение тактических и стратегических планов организации б) решение о том, достигли ли показатели результатов хозяйственной деятельности и учета товарно-материальных ценностей в) решение о том, какой должна быть управляющая подсистема, чтобы достичь целей г) решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей 4. Чего именно помогает избежать планирование? а) комплексности б) неопределенности в) гибкости г) непонятности

12 слайд

Описание слайда:

5. Сколько различают функций по отношению к главной цели управления: а) 4 б) 3 в) 2 г) 5 6. Что из ниже перечисленного принято считать элементами внутренней среды организации? а) цели б)персонал в) методы решения управленческих задач г) функции персонала д) структуру е) технологию ж) управленческие решения

13 слайд

Описание слайда:

7. Из перечисленных руководителей: 1) президент; 2) начальник отдела; 3) вице-президент; 4) бригадир; 5) управляющий отделением; 6) мастер – к среднему уровню управления относятся: а) 4, 6 б) 1, 3 в) 2, 5 г)3, 6 8. Началом всякой управленческой деятельности является: а. приказы б. бюджетное планирование в. целеполагание г. контроль

1. Организация – это процесс, посредствам которого создается и сохраняется структура фирмы (предприятия); 2. Организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом. Организационную функцию можно рассматривать в двух аспектах:

Принципы организационной функции: Целенаправленность; Эластичность; Устойчивость; Непрерывное совершенствование; Прямая соподчиненность; Рациональный объем контроля персональная соизмеримость; Приоритет функций. Функция организации реализуется двумя путями: 1. Через административ­ но-организационное управление 2. через оперативное управление.

Применительно к управлению функция «организация» представляет собой процесс: 1. Закрепление вариантов разделения между персоналом фирмы; 2. Создание в целом работоспособной фирмы как системы; 3. Формирование устойчивой совокупности всех сторон деятельности предприятия;

Последовательность осуществления функции «организация»:. Выявление целей и задач совместной деятельности людей. 1. Выявление целей и задач совместной деятельности людей. 2. Определение потребностей в ресурсах для осуществления целей. 3. Установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и сроков выполнения работ. 4. Выбор способов выполнения необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей. 5. Установление между людьми организационно-экономических отношений.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Ответственность – это обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач Департаментализация – это группировка родственных функций и главных видов работ, приводящая к образованию структурных подразделений. Централизация (децентрализация) – это степень сосредоточения у менеджеров различных иерархических уровней полномочий по принятию и реализации управленческих решений. Регламентация – заключительный этап организационной деятельности. Она осуществляется для разработки организационных регламентов, норм, нормативов, инструкций и др.

Функции менеджмента

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека - превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих. Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт, - постижение науки и искусства менеджмента. В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

Функции менеджмента Функции менеджмента являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации. Процесс управления (менеджмента) имеет пять взаимосвязанных функций, а именно: планирование; организовывание; мотивация; контроль; координация.

Планирование Функцией менеджмента "номер один" общепризнано считается планирование. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А это значит, что планирование - это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов. Следовательно, планы не должны носить директивного характера, а меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

Существуют также два основных вида планирования: Статическое. Этот вид предполагает, что планирующий что-либо человек и процесс планирования не имеют других методов воздействия, кроме предоставления информации, опыта и анализа для себя или же лиц, принимающих решения. Т.е. статистическое планирование основывается только на чистых аналитических данных. Активное планирование подразумевает непосредственное действие по постановке задач планирования, контролю за их выполнением и имеет несколько расширенный список применяемых методов. Т.е. активное планирование является в большей степени управленческой функцией, нежели статистическое. Например, планирование в собственных интересах (планирование собственного развития, собственной жизни) есть планирование активное.

Организовывание Реализацию планов берут на себя другие функции и, прежде всего, функция организовывание.. Задачей этой функции является формирование структуры организации, а так же обеспечение всем необходимым для ее работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и т.д. В любом плане, составляемом в организации, всегда имеется стадия организовывания, то есть создания реальных условий для достижения запланированных целей, часто это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике важную функцию менеджмента - мотивацию.

Мотивация Мотивация - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития.

В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся как вне, так и внутри человека и заставляют его осознанно или не осознанно совершать определённые поступки. Базой для многих современных теорий мотивации являются исследования американского психолога Абрахама Маслоу (1908-1970). А. Маслоу предположил, что человек мотивируется удовлетворением серии потребностей, выстроенных в иерархическую пирамиду - пирамиду ценностей Маслоу

Пути удовлетворения потребностей по Маслоу

Теория мотивации Фредерика Герцберга появилась в связи с растущей необходимостью выяснить влияние материальных и нематериальных факторов на мотивацию человека. Фредерик Герцберг создал двухфакторную модель, которая показывает удовлетворенность работой. Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется, как человек распределяет свои усилия для достижения целей и как он выбирает свою линию поведения. Ожидания, согласно теории ожиданий Виктора Врума, можно расценивать как оценку вероятности события. При анализе мотивации рассматривается взаимосвязь трёх элементов: затраты – результаты; результаты – вознаграждение; валентность. Теория справедливости постулирует, что люди субъективно оценивают полученное вознаграждение, соотнося его с затраченными усилиями и вознаграждением других людей. Теория мотивации Л. Портера-Э. Лоулера построена на сочетании элементов теории ожиданий и теории справедливости. Суть ее в том, что введены соотношения между вознаграждением и достигнутыми результатами.

Контроль Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Координация Центральной функцией менеджмента является координация. Ее задача состоит в достижении согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевещания, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организовывания, мотивации и контроля), а так же действие руководителей.

Координация как функция управления обозначает упорядоченное создание иерархической структуры, которая призвана обеспечить распределение задач, урегулирование полномочий руководства и ответственности в различных процессах деятельности, и четкого структурирования всех процессов производства. Такие процессы направлены в первую очередь на создание и интеграцию эффективной системы выполнения задач стоящих перед предприятием. Координация как функция управления выполняется также при помощи установленных правил общих для исполнения, хотя для отдельных процессов могут создаваться отдельные правила. Поэтому с первыми в основном связывают само понятие организации, а с последними, понятие управления на оперативном уровне.

Слайд 2

Чтобы реализовать планы предприятия, кто-то должен выполнять каждую из работ, вытекающих из целей организации. Выполнить это можно в рамках определенной структуры. Процесс реализации функции организации (organizing) – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей. Структура – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая наиболее эффективнейшим образом позволяет достичь целей организации. Некоторые авторы под структурой понимают описание организационной схемы, другие включают в понятие «организационная схема» неформальные связи. Организационный процесс имеет 2 основных аспекта: взаимоотношение полномочий деление организации на блоки (Департаментализация)

Слайд 3

Взаимоотношение полномочий

Проблема делегирования полномочий включает в себя балансирование между преимуществами и недостатками централизации и децентрализации полномочий, вовлечение их в создание цепи команд (chain of command) и использование штабного персонала (staff personnel). На практике, при передаче полномочий «вниз» подразумевают усиление децентрализации власти. Невозможно совершенно точно определить необходимую степень децентрализации. Полномочия – легитимно и организационно санкционированные права принимать решения без согласования с вышестоящим менеджером Делегирование полномочий – передача задач и прав лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение Ответственность– обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Слайд 4

Преимущества децентрализации полномочий:

Помогает развивать способности самостоятельного принятия решений у менеджеров, дает необходимую тренировку для продвижения к более высоким полномочиям. В децентрализованной среде увеличиваются сложность и масштаб работы руководителей – они становятся «дженералистами», т.е. способными концептуально охватить всё больший объем функциональных областей организации, а это, способствует увеличению ответственности менеджеров. Создание конкурентного климата среди менеджеров, самомотивация и стремление развивать свои способности, чтобы продвинуться по служебной лестнице. Получая больше автономии и, соответственно, увеличение такого параметра работы как сложность, менеджеры удовлетворяют потребность в творческом решении проблем, развитию созидательной активности, что вызывает изменения в организации: увеличение гибкости и прибыльности. Недостатки: Требует регулярного, интенсивного и дорогого менеджерского тренинга, обучения, т.к. организация заинтересована, чтобы ею управляли высококвалифицированные руководители с большим объемом ответственности. Требует более изощренных методов планирования и отчетности – вводится система всеобъемлющего учета деятельности предприятия. Это требует применения специальных информационных систем, оснащенных современной техникой для погашения негативного эффекта от увеличения потока информации. Необходим организационный редизайн при переходе полномочий от сильно централизованных отношений к децентрализованным. В некоторых случаях менеджеры не хотят или не способны отдавать часть своих прав на низшие уровни власти. Такие менеджеры часто являются тормозом в проведении организационных изменений.

Слайд 5

Типы полномочий: линейные (л) функциональные (ф) штабные (ш) Полномочия – это все же ограниченные права использовать ресурсы и командовать людьми Эти ограничения определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, которые могут быть изложены в письменном виде или переданы подчиненным устно. Полномочия делегируются не физическому лицу, а должности!!!

Слайд 6

Департаментализация и сфера контроля

Департаментализация – это второй важный аспект организационного процесса, заключающийся в комбинировании, собирании спроектированных работ в отдельные группы, сектора, отделы. База для группировки работ может быть разделена на 2 основных направления: Внутреннее - для группировки работ используют такие основания как: функция процесс Внешнее - для группировки работ используют такие основания как: продукция покупатели география

Слайд 7

Функциональная департаментализация

проектируется на основе операций, выполняемых отдельными подразделениями

Слайд 9

Продуктовая департаментализация

включает группирование всех видов деятельности, необходимых для производства определенного продукта

Слайд 10

Покупательская департаментализация

группирует основные работы вокруг обслуживания клиентов

Слайд 11

Географическая департаментализация

основные работы группируются по региональному признаку

Слайд 12

Мультидепартаментализация

Большие компании на разных уровнях используют различные основания для департаментализации. Например, Дженерал Моторс и Дженерал Электрик используют продуктовую департаментализацию на высшем уровне предприятия, а каждый продуктовый департамент, определяемый как дивизион, имеет соответствующие ресурсы для независимого действия как бизнес-единица. Департаменты, действующие на более низком уровне типично функциональные. Например, вице-президент продукта В имеет 3 функциональных департамента: маркетинг, продукт, персонал. Далее идет географическая департаментализация (маркетинг в Западном и Восточном дивизионах), процессная (начальная и конечная стадия производства), а также клиентноориентированная (покупательскую) департаментализацию (отношения, связанные и не связанные с менеджерами разных уровней). При пересечении национальных границ транснациональными корпорациями возникают ещё более сложные сочетания различных вариантов департаментализации.

Слайд 13

Пример мультидепартаментализации